W ub. roku zgłosiła się do nas firma doradcza z prośbą o podniesienie efektywności pracy doradców podatkowych i księgowych. Zainstalowane na stanowiskach pracy programy informatyczne wykazały, że średni czas pracy księgowego wyniósł niewiele ponad 3 godziny efektywnej pracy, przy ośmiogodzinnym czasie przebywania w firmie. Ponadto, w ostatnich miesiącach zdażyły się skargi zwiazane z niedotrzymywaniem niektórych terminów.

Problem zgłoszony przez Klienta:

Kierownictwo firmy doradczej, przy udziale coachów i trenerów z naszej firmy szkoleniowej przeanalizowało działania poszczególnych pracowników i zauważyło następujące problemy obniżające efektywność pracy:

• niewłaściwe ulokowanie czterech pracowników osiągających najniższe efekty (ich stanowiska pracy znajdowały się w pobliżu ścieżek, którymi inni pracownicy wędrowali na przerwy),
• brak przydziału odpowiedzialności za poszczególnych klientów,
• brak planowania pracy i priorytetyzacji działań.

Cel:

Oprócz działań podjętych na poziomie kierowniczym (zmiany struktur logistycznych i przestrzennych oraz podniesienie kompetencji kierowniczych) pracownicy odbyli trening gospodarowania sobą w czasie, którego celem było dostarczenie narzędzi ułatwiających doprowadzenie do zwiększania efektywności własnej pracy poprzez wyznaczanie celów, priorytetyzowanie działań i planowania.

Szkolenie odbywało się w trzech  przestrzeniach czasowych:

1. przeszłości – aby wyciągnąć wnioski o aktualnych umiejętnościach gospodarowania czasem,
2. teraźniejszości – koncentrując uwagę na potrzebach, narzędziach i korzyściach wynikających z lepszego zarządzania sobą w czasie,
3. przyszłości – w zakresie wyznaczania celów, priorytetów i planowania.

Podczas zajęć uczestnicy poznali szereg praktycznych wskazówek związanych z planowaniem pracy, realizacją zadań zespołu, efektywnym organizowaniem czasu w sytuacjach kryzysowych, pracą pod presją.
Doskonalili kompetencje w zakresie planowanie działań krótko i długoterminowych oraz rozpoznawania priorytetów, definiowanie celów i zadań;
Doradcy i księgowi zidentyfikowali najczęstsze przyczyny marnotrawienia czasu oraz wdrożyli działania korygujące (w tym model 5S Kaizena).

Przykład realizacji – gra szkoleniowa „Napad na bank”

Uczestnicy szkolenia otrzymują chaotyczny opis pewnej sytuacji. Obejmuje on dane dotyczące pracy kasjerów banku, ulokowania alarmów, sposobu interwencji policji itp. Zadaniem uczestników jest zaplanowanie i zorganizowanie „napadu na bank” przy jak najniższych kosztach i zasobach ludzkich. W zależności od podjętych decyzji możliwe jest zdobycie różnych kwot lecz w przypadku nieudanej akcji uczestnicy są aresztowani przez ochronę banku lub policję.

Efekty realizacji:

• przeanalizowanie własnej efektywności, dostrzeżenie obszarów deficytowych oraz zaplanowanie działań korygujących,
• przeanalizowanie „złodziei czasu” w organizacji oraz zaproponowanie działań korygujących,
• poznanie teorii małp Onkena, jako podstawy zarządzania własną efektywnością we współpracy z innymi,
• umiejętność wyznaczania celów zgodnie (nawiązanie do zasady SMART),
• umiejętność podejmowania decyzji (w oparciu o zasadę Pareto),
• umiejętność wyznaczania priorytetów (z zastosowaniem matrycy Eisenhowera),
• umiejętność przekładania celów na zadania,
• poznanie praktycznych zasad planowania czasu,
• umiejętność planowania czasu (w tym korzystanie z narzędzi Outlook), praca z kalendarzem.